Een werknemer met een bestelauto van de zaak die de bijtelling privégebruik auto wil voorkomen, moet aantonen dat hij die bestelauto voor niet meer dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden gebruikt.

Het bijhouden van een rittenadministratie voor een bestelauto is (nog) lastiger dan voor een personenauto. De automobilist met een bestelauto heeft door zijn werkzaamheden vaak veel meer kortere ritten op een dag. Het bijhouden van een rittenregistratie – met alle vereiste informatie per rit, zakelijk én privé; zie hiervoor – is voor de automobilist een forse administratieve last, maar voor de werkgever ook een flinke kostenpost: als de werknemer zijn autogebruik accuraat wil vastleggen zal dat onder werktijd moeten gebeuren. Financiën heeft ingestemd met een vereenvoudigde rittenadministratie voor bestelauto’s. Uitgangspunt daarbij is dat de rittenregistratie verplicht blijft, maar dat de werknemer niet meer alle informatie per rit hoeft vast te leggen als die informatie uit de bedrijfsadministratie van de werkgever kan worden gehaald. Vereist is dan wel dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat:

  • de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt;
  • privégebruik van de bestelauto tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan;
  • de werkgever de zakelijke adressen in zijn (project- of bedrijfs)administratie beschikbaar heeft.

Een voorbeeldafspraak tussen werkgever en werknemer over de vereenvoudigde rittenregistraties voor bestelauto’s is te downloaden via de website van de Belastingdienst.