Als werkgever moet u regelmatig controleren of u een vergoeding voor diverse kosten van uw medewerkers – nog steeds – onbelast kunt verstrekken.

Dat houdt in dat u steekproefsgewijs moet nagaan of de werknemer zijn telefoon, internet enzovoort in de vereiste mate zakelijk gebruikt. Houd er rekening mee dat de fiscus het gebruik van een (mobiele) telefoon, van internet en dergelijke digitaal kan controleren, door de betreffende gegevens op te vragen bij de aanbieders van die diensten. Als daarbij blijkt dat de werknemer deze voorzieningen niet of niet in de vereiste mate zakelijk gebruikt, kan de inspecteur de kostenvergoeding alsnog geheel of gedeeltelijk als nettoloon aanmerken. Met alle nare fiscale gevolgen van dien. Reden genoeg om nog dit jaar na te gaan of de kostenvergoedingen onbelast verstrekt kunnen worden: u voorkomt een naheffing van loonbelasting en premies werknemersverzekering.
Let op: als u in 2013 de werkkostenregeling toepast, wordt de te hoge kostenvergoeding aan de vrije 1,5% ruimte toegedeeld. Dat kan u als werkgever een eindheffing van 80% kosten!